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Wenn Kommunikation an ihre Grenzen stösst
Der bestehende Mitel Softclient wies eine schlechte Audioqualität auf und war umständlich in der Handhabung von Rufumleitungen und Konferenzschaltungen. Hohe Betriebskosten und mangelnde Mobilität durch Tischapparate erschwerten die Kommunikation zusätzlich. Um diese Probleme zu lösen, entschied sich Espace, die analoge Telefonie durch ein modernes VoIP-System zu ersetzen. Dies senkte die Kosten, erhöhte die Flexibilität und verbesserte die Kommunikationsqualität erheblich.
Beratung und Konfiguration: Massgeschneiderte Telefonstrategie
In den Beratungsgesprächen wurden die Anforderungen für die Konfiguration der zentralen Telefonnummern detailliert festgelegt. Dabei berücksichtigte man spezifische Öffnungszeiten sowie Feiertage und besondere Ereignisse. Um die Vertraulichkeit zu wahren, erhielten einige Mitarbeitende die Möglichkeit, über alternative Nummern ins Festnetz zu telefonieren.
Die professionellen Telefonansagen wurden von victura.ch produziert. Die Inhalte dieser Ansagen wurden von den Kund:innen geliefert und in gemeinsamen Sitzungen weiter verfeinert, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen von Espace optimal entsprechen.
Implementierung und Schulung: Erfolgreicher Übergang zur neuen Telefonie
Um die interne Kommunikation zu verbessern, entschied sich die Espace Real Estate Holding AG, den bisherigen Telefonanbieter Swisscom beizubehalten und die moderne „Operator Connect“-Lösung zu implementieren. Diese Entscheidung ermöglichte eine nahtlose Integration der Telefonnummern in die Microsoft Teams-Plattform, wodurch eine unkomplizierte Verwaltung gewährleistet wurde.
Nach der Produktion der Ansagen testete die IT-Firma Raptus die Einstellungen der Haupt- und Einzelnummern, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt waren. Diese Tests wurden den Kund:innen vorgeführt, um die Funktionalität zu bestätigen.
Im nächsten Schritt wurden die fertigen Ansagen in das System integriert und von Espace nochmals überprüft. Um einen reibungslosen Übergang zur neuen Telefonie zu gewährleisten, erhielten die Mitarbeitenden Schulungen von Raptus und unterstützende Anleitungen von Microsoft. So konnten sie sich schnell mit den neuen Funktionen und der Bedienung der Teams-Telefonie vertraut machen.
